Как да проектираме системата за управление на документи

Системите за управление на документи се използват за проследяване и контрол на ревизиите и могат да бъдат намерени в широка гама от приложения, включително софтуер и законодателство. Дизайнът на система за управление на документи зависи от вида на документа, който се обработва, и от желаните функции за управление. Изборът на опция за съхранение и тип потребителски интерфейс също са част от процеса на проектиране на система за управление на документи.

Определете вида на документите, които системата ви ще обработва. Това е ключова част от системата на вашата система за дизайн на документооборота. Оценете каква ще бъде системата за управление на документи, текстообработваща програма, файл с компютъра за изходен код, HTML файл или друг вид файл. Помислете за вида на документа, който трябва да контролирате, и ако също така имате нужда от повече от един вид документ. Например, системата за контрол на правните документи може да изисква обработка на документи на Word, PDF файлове, графични файлове, електронни таблици в Excel и евентуално други видове документи.

Планирайте как потребителите имат достъп до вашата система за управление на документи и какъв потребителски интерфейс е необходим. Някои системи за управление на документи работят като самостоятелни програми със собствен графичен потребителски интерфейс, докато други имат достъп като част от друга програма, като Word модул. Може да искате да имате система, която е достъпна през интернет, като използвате интерфейса на браузъра. След като решите даден тип потребителски интерфейс, можете да проектирате детайлите на дизайна на интерфейса. Потребителският интерфейс може да включва екран за вход, така че системата да може да идентифицира кой потребител е направил промени в документ.

Изберете система за съхранение. Системата ви за съхранение ще контролира дизайна на софтуера, който ще управлява действителното съхранение и извличане на документи. Вашата система за съхранение може да бъде толкова просто като локален твърд диск, или толкова сложна като система за съхранение в облак, достъпна през Интернет. Трябва да планирате капацитета за съхранение според вида на документа и броя на документите, които трябва да бъдат контролирани.

Определете какви контролни характеристики ви трябва. Повечето системи за управление на документи включват основни функции, като изход и вход, както и ревизия и сравнение на версиите. Най-усъвършенстваните контролни функции могат да включват идентифицирането на група документи, които се съчетават като набор, например, определена версия на компилацията на софтуера, която изисква одобрение на регистрацията, няколко нива на разрешения и т.н. Вътрешните функции също трябва да бъдат взети под внимание при проектирането ви, като съхранение на ревизии на копия на пълни версии или само на промени между версиите, за да се използва онлайн версия на базата данни с актуализациите, приложени за достигане до текущата версия. След като сте създали потребителския интерфейс и функциите си за управление, ще сте готови да започнете изграждането на системата за управление на документи.