Какви са предимствата на графиките?

Илюстрира общата визия на проекта

Диаграмата може да служи като общ преглед на продукт, илюстриращ го в лесен за четене формат за всеки член на екипа. Диаграмата може да помогне да се гарантира, че всички заинтересовани страни са на една и съща страница, показвайки графика на проекта, бюджета и работната делегация. Ръководителят на отдела може да използва този документ, за да види въздействието, което проектът ще има върху неговия отдел и подчинени. Освен това всяко връщане към системата, свързано с проекта, би могло да бъде по-ясно в диаграма, отколкото в писмена форма. По този начин тази визия на проекта би могла да помогне на мениджърите да оценят по-бързо жизнеспособността си и да предоставят критична обратна информация преди стартирането на проекта.

Профилът на стъпките на проекта

От по-малка гледна точка, диаграмите могат да помогнат на мениджърите да планират всяка стъпка, необходима за завършване на проекта. До най-досадните ведомствени действия диаграмата ще помогне да илюстрира всяка точка от процеса, включително планирането на събития, което е времевата линия, която определя важните стъпки за завършване на проект. Освен това диаграмата може да служи като инструмент за симулация на проекти, като помага на мениджърите да разберат значението на тяхната ефективност в отдела и как той влияе върху другите. С напредването на проекта мениджърите могат да използват тази симулация на потоци като референтно ръководство, като следват напредъка на проекта чрез различните си точки от началото до края.

Управление на работната сила

Диаграма, която помага на мениджърите да разберат местонахождението на работната сила, е диаграмата "плувай лента". Тя разгражда ролята на членовете на екипа по време на всяка точка от проекта, позволявайки на мениджърите да видят кой работи по кой аспект на проекта по всяко време. Предимството да се очертае тази схема преди време е, че мениджърите могат да преценят кои отдели се нуждаят от повече човешки ресурси, за да завършат проекта навреме. Например, когато разглеждате диаграма от този тип, мениджърите могат да открият, че отделът за проектиране на продукти може да се наложи да бъде потвърден от двама допълнителни помощници, за да се помогне за ефективното преместване на етапа на разработване на проекта.

Подробности за плана за действие в извънредни ситуации

Планирането на грешки е нещо, което трябва да се случи във всяка точка на проекта, а диаграмата може да помогне за илюстрирането на всеки план за непредвидени обстоятелства. Диаграмата "sandbox" е диаграма, която разглежда какво да правим, ако нещата се объркат във всеки един момент от проекта. В решаващите високорискови държави в потока могат да възникнат потенциални проблеми и да бъдат очертани няколко плана за действие при извънредни ситуации, заедно с евентуални отклонения. Тази диаграма позволява на мениджъра да види възможни грешки, които ще променят работния процес. Един от този тип е изгоден инструмент дори за най-оптимистични, като се има предвид, че ако възникне грешка, планът за извънредни ситуации вече е обмислен. По този начин може да помогне на екипа да работи по-ефективно, когато става въпрос за решаването на проблема, тъй като са налице стратегии за непредвидени ситуации.