Как да използвате Excel като база данни
Как да настроите електронна таблица в Excel като база данни
Стъпка 1
Идентифицирайте данните, които искате да включите в базата данни. Преди да можете да създадете електронна таблица като база данни, трябва да знаете каква информация искате да проследите.
Стъпка 2
Използвайте ред 1 като заглавия на всеки елемент, който ще следвате. Ако например използвате Excel като база данни за получаване на информация за контакт, трябва да включите името, адреса, телефонния номер и друга информация чрез ред 1.
Стъпка 3
Форматиране на редове 1. Променете формата на ред 1, за да разделите заглавията на данните във вашата база данни. За да направите това, кликнете върху номера до ред 1, който подчертава целия ред. Добавете вашия формат, като смели, центрирани и сив фон.
Стъпка 4
Замразете заглавния ред. Той използва функцията за блокиране на панела, така че заглавията винаги да се показват в горната част на базата данни. В Excel 2007 кликнете върху номер две до ред 2, за да маркирате първия ред под заглавията. Кликнете върху раздела Изглед. Кликнете върху Замразяване на панелите и след това замразите горния ред. В Excel 2003 кликнете върху номер две до ред 2, за да маркирате първия ред под заглавията. В лентата с менюта кликнете върху Window> Freeze Panes.
Стъпка 5
Напишете данните Използвайте ред за всеки запис в базата данни, въведете информацията така, че да съответства на информацията за заглавката.
Стъпка 6
Сортирайте данните в базата данни. След като въведете информацията в базата данни, можете да видите данните по различни начини. Вижте следващия раздел за инструкции как да подредите данните в база данни на Excel.
Как да сортирате данни в Excel 2007
Стъпка 1
Решете как искате да сортирате информацията. Например, данните могат да бъдат изброени по азбучен ред по фамилно име, или може да искате да сортирате данните по пощенски код.
Стъпка 2
Маркирайте данните в базата данни. Кликнете върху горната горна клетка, която е отляво на A и над 1. Това подчертава електронната таблица.
Стъпка 3
Отворете прозореца за поръчки. Кликнете върху раздела Данни. След това кликнете върху бутона за сортиране в раздела за сортиране и филтър. Това отваря прозореца за сортиране.
Стъпка 4
Изберете данните, които искате да филтрирате. В колоната изберете данните, които искате да сортирате до "Сортиране по." Ако искате да включите вторична класификация (например първо име, ако имате повече от едно лице със същото фамилно име), след това изберете заглавието на втора класификация до "След това".
Стъпка 5
Изберете реда на сортиране. По подразбиране той е подреден по азбучен ред (от А до Я) или от най-малко до най-голямо. За да направите друго, изберете от Z до A в тази последователност.
Стъпка 6
Кликнете върху OK Информацията в базата данни ще бъде организирана по начина, който посочите.
Как да сортирате данни в Excel 2003
Стъпка 1
Решете как искате да сортирате информацията. Например, данните могат да бъдат изброени по азбучен ред по фамилно име, или може да искате да сортирате данните по пощенски код.
Стъпка 2
Забележете данните в базата данни. Кликнете върху номер 2 до ред 2, за да маркирате целия ред. Като задържите клавиша Shift, кликнете върху следващото число в последния ред с данни, за да маркирате всички данни, без да включвате заглавието.
Стъпка 3
Отворете прозореца Сортиране. В лентата с менюта кликнете върху Данни> Сортиране.
Стъпка 4
Изберете данните, които искате да филтрирате. В "Сортиране по" изберете данните, които искате да поръчате. Ако искате да включите вторична класификация (например първо име, ако имате повече от едно лице със същото фамилно име), след това изберете заглавието "След" за вторична класификация.
Стъпка 5
Изберете реда на сортиране. Стойността по подразбиране (Възходящ) е сортиране по азбучен ред или от най-ниското до най-високото. За да направите друго, кликнете върху бутона за избор, за да изберете Descending.
Стъпка 6
Кликнете върху OK Данните в базата данни ще бъдат класифицирани по начина, който сте посочили.
