Ръчни счетоводни системи vs. компютъризирана
Ръчно счетоводство
Ръчните счетоводни системи използват няколко хартиени книги за записване на финансови транзакции. Дружествата имат отделни счетоводни книги за всяка част от счетоводната система, като вземания, платими сметки и продажби. Счетоводителите след това консолидират тези книги в книга, която осигурява баланса на всяка книга. Тетрадката на главната книга помага за създаването на финансови отчети.
Ползите от ръчното отчитане
Макар че това е досадно и отнема много време, ръчните счетоводни системи предлагат някои предимства. Книгите са лесни за преглед и счетоводителите могат да правят прости промени, ако е необходимо, индивидуалните сметки лесно могат да бъдат приравнени, тъй като информацията е по систематичен ред чрез всяка книга. Счетоводителите също имат предимството да управляват физически всяка книга и да създават бележки в сметките на клиентите по въпроси, които изискват изясняване или коригиране.
Компютъризирано счетоводство
Електронните таблици и системите за счетоводна информация изискват от счетоводителите да вписват финансовите данни в тях и след това математическите алгоритми изчисляват информацията в необходимите счетоводни книги и финансови отчети. Компютърните системи също така позволяват на счетоводителите да създават анализ на тенденциите и да отчитат всякакви вариации бързо и точно. Освен това транзакциите на всички подразделения на дружеството са достъпни чрез компютъризирани счетоводни системи, предоставящи на счетоводителите най-добър достъп до финансова информация.
Ползи от компютъризираното отчитане
Компютъризираното счетоводство предлага няколко предимства пред ръчното отчитане; броячите обработват повече информация и по-бързо, формулите проверяват изчислените суми и грешките са по-рядкост. Счетоводните системи също могат да се персонализират от индустрията, като предоставят на счетоводителите възможността да използват предварително дефинирани шаблони за своята книга. Счетоводителите могат също да съхраняват няколко години финансова информация с относително лекота, като им дават възможност да преглеждат информацията от предходната година, без да бъдат класифицирани чрез купища хартиени книги.
Най-добрият начин
Повечето компании използват компютъризирана счетоводна система за регистрация и представяне на финансовата информация. Тази система позволява на компаниите да записват точно бизнес сделките и да генерират бързо финансови отчети за преглед от страна на ръководството.
Докато функциите на ръчното счетоводство се промениха, те никога няма да изчезнат напълно. Счетоводителите трябва да преглеждат информацията, представена във финансовите отчети на счетоводната система, и да гарантират, че тя е точна и валидна. Те трябва също така да гарантират, че цялата финансова информация следва общоприетите счетоводни принципи и другите насоки на регулаторните органи.
