Какво представлява диаграма на работния процес?

значение

Много от работните процеси могат да бъдат сложни и сложни, затова е важно визуално да се представи как се изпълняват задачите, за да се подобри разбирането на служителите и да се постигне по-голяма ефективност. Диаграмите на работния поток ясно посочват кой отговаря за всеки етап, какви документи имат нужда, какви ресурси и необходимото време във всеки етап (вж. Референция 2). Познаването на ролите на служителите и изискванията на производството за управление на ресурсите позволява лесна дефиниция на слабостите и облекчаване на пречките. Това са аспекти на работния поток, които възпрепятстват и забавят общото време на цикъла на процеса.

ползи

Според Калифорнийския университет в Ървайн, предимствата на графиките включват "разбиране, знание, комуникация, ефективен анализ и правилна документация". Визуалното представяне на работния поток позволява на служителите не само да разберат по-добре своите отговорности за работа, но и ролята на другите служители, което увеличава отчетността. Създаването на успешна диаграма увеличава знанията на работното място поради необходимите изследвания и събиране на данни. Комуникацията също така се подобрява, когато служителите имат по-добро разбиране за работния процес (вж. Референция 3).

тип

За визуално представяне на работния поток на организацията съществуват форми на специфични диаграми, които съответстват на различни типове дейности: овали, правоъгълници, диаманти и кръгове. Овалът показва къде работният поток започва и къде свършва. Правоъгълните представляват всички необходими процеси, задачи или анализи. Диамантите означават процес на вземане на решения, който обикновено води до две посоки на работния поток. Повечето диаманти отразяват решението "да" или "не", което трябва да бъде взето: ако решението е утвърдително, работният процес продължава по предвидения път; Ако отговорът е "не", работният процес може да се наложи да премине през друг път за решаване на проблема. Ето защо, колкото повече диаманти са налице, толкова по-сложна е диаграмата на работния поток, за да бъде визуално представена. Кръговете представляват съединителите от една дейност в друга.

изпълнение

Въпреки че проектирането на диаграмата на работния поток може да бъде обширен и отнемащ време процес, изпълнението на това е трудната част. Диаграмата не се поставя само на работното място и се очаква да донесе очакваните ползи; повечето от тях трябва да бъдат свързани с теория за подобряване на работния поток, като например постно производство, Six Sigma или Total Quality Management (виж референция 1).

съображения

Диаграмите на работния процес са тясно свързани с други термини, използвани при оптимизацията на работното място, като планиране на бизнес процесите и контрол на потока. Процесът или процеса на картографиране е концепция, много близка до работните диаграми и работния поток. Работният процес е нещо повече от специфичен работен поток, като се фокусира повече върху входовете и резултатите, отколкото върху прехвърлянето на данни, документи и задачи. Организацията може да има много процеси в работния си поток. Въпреки че двете са често взаимосвързани, бизнес планирането се фокусира повече върху дългосрочните цели, отколкото върху подобряването на текущия работен процес. Мениджърите, които се интересуват от контрола на потока, специално се стремят да подобрят контрола върху инвентара