Как да използвате Excel, за да контролирате присъствието в грижата за деня

Създайте шаблона

Стъпка 1

Отворете нова работна книга на Excel с 13 работни листа. Можете да добавяте електронни таблици, като кликнете върху разделите в долната част на страницата. Всеки трябва да представлява месец, като финалната електронна таблица се използва за годишни таблици.

Стъпка 2

Комбинирайте клетките от C1 до AI1. Въведете името на месеца, последвано от годината в комбинираната клетка. Центрирайте текста, увеличете размера на удебелените букви и букви, за да направите заглавката видима. Добавете цвят и други елементи от дизайна, които отговарят на Вашите предпочитания.

Стъпка 3

Напишете заглавието "Фамилно име" в поле А2 и "Име" в поле B2. Направете текст да се откроява, като направите буквите в получер шрифт и увеличите размера на текста.

Стъпка 4

Добавете крайна колона в края на клетка AJ1, за да табулирате автоматично броя отсъствия през месеца. Тази графа ще използва условния формат, за да определи броя дни, през които всяко дете отсъства.

Стъпка 5

Въведете датите на месеца в графите между C2 и AI2. Приложете сянка на празниците и уикендите, когато няма да вземете записи за присъствие.

Стъпка 6

Напишете първото и фамилното име на всяко дете в редовете под съответните заглавки на колоните. Сортирайте информацията по фамилия, класа или комбинация от двете.

Стъпка 7

Копирайте и поставете този шаблон в 12-те работни листа. Трябва обаче да персонализирате информацията във всяка от тях, като промените заглавието за правилния месец и актуализирате датите, за да представят правилния брой дни в месеца.

Стъпка 8

Създайте код, който да завърши посещението. Може би "П" за настоящето и "А" за отсъствие.

Стъпка 9

Въведете формула в месечната колона до дата, за да фиксирате автоматично колко отсъствия има всяко дете на месец. Ако използвате "А" за отсъстващи, формулата за първото дете е: COUNTIF ($ C3: $ CAI3, "A"). Смесената формула на клетките може да бъде копирана и поставена във всеки ред от колоната.

Горната формула приема, че C3 е първият запис от месеца за първото дете, който се появява в електронната таблица. Променете формулата според нуждите, така че избраните полета да включват пълния обхват от дати за месеца.

Стъпка 10

Копирайте формулите във всеки от 12-те работни листа. Проверете отново формулите, за да сте сигурни, че те са правилни.

Стъпка 11

Копирайте и поставете имената и фамилните имена на децата в последната електронна таблица, ако искате да отбележите броя на отсъствията в течение на годината. Уверете се, че сте включили съответните заглавки, ако е необходимо.

Таблиране на сумата от годината до момента

Стъпка 1

Създайте формулировка, която да описва броя на отсъствията за всяко дете в детската градина. За да го създадете, напишете "= сума (" в полето за година до датата за първото дете в списъка.

Стъпка 2

Кликнете върху първата електронна таблица и върху месечната сума за първото дете в списъка.

Стъпка 3

Задръжте натиснат клавиша "Shift" на клавиатурата и кликнете върху края на месеца в електронната таблица. Кликнете върху месечната сума за първото дете в списъка и натиснете "Enter". Формулата ще изглежда подобна на "sum = (" януари: декември "! AI3)."

Стъпка 4

Копирайте и поставете формулата в графата на годината до датата на всяко дете в списъка.