Как да напиша професионален имейл

Имейлът е общ и удобен начин за комуникация с бизнеса, колегите, служителите, работодателите, учителите и други, които изискват официална комуникация. Най-малката грешка може да даде отрицателно впечатление. Има няколко начина, по които можете да подобрите и подобрите своя маркер в имейл.

Тъй като имейлите автоматично се задават с дата и час, не е необходимо да въвеждате тази информация, освен ако не искате.

Стартирайте имейла с поздрав. Тъй като се опитвате да направите професионален подход, помислете за това, когато пишете писмо. Направете го прости с бърз "Здравей". Ако знаете на кого пишете, най-добре е да използвате професионалната форма на името на получателя (например г-н, госпожа, учител или д-р).

Отидете направо до точката. Първият параграф трябва да се занимава с това кой сте и защо пишете на електронната поща.

Не обикаляйте храста. Вторият параграф трябва да съдържа информацията, която предлагате, или искането, което правите. Посочете това, което искате, последвано от тази ситуация.

Ако има прикачен файл, споменайте го в имейла, така че получателят да знае, че трябва да търси и да отвори файлове. В допълнение, той прикачва приложените файлове правилно, така че получателят на пощата да знае кой от приложените файлове е просто като видя името.

Предложете затваряща молитва. Започнете, като благодарите на получателя за своето време. Учтивостта винаги е важна, без значение колко е кратък имейл. Включва точна последваща присъда като "Ще се свържем отново с повече информация" или "Очаквам с нетърпение да чуя вашите идеи". Ако се изисква отговор, не забравяйте да поставите информацията в съобщението.

Във вашия професионален имейл акаунт трябва да имате конфигуриран подпис. Това автоматично ще бъде добавено в долната част на имейла. Трябва да включите пълното си професионално име, длъжност и информация за връзка. В зависимост от правилата можете да включите връзка към уебсайта на вашата фирма или страниците за социални контакти.

съвет

Използвайте CC и CCOS при необходимост със собствения си имейл адрес в зоната "T".

Прочетете изцяло имейла, преди да кликнете върху бутона "Изпращане". Проверете правописа и граматиката преди изпращане.

Добавете прикачените файлове, както ги споменавате в пощата. Това ще ви попречи да изпратите имейл без да прикачвате файловете.

Използвайте правилните разстояния и параграфи, за да направите имейла ясен. На компютъра по-късите абзаци винаги са по-добри.

предупреждения

Не включвайте никакви цветове или луди букви. Съхранявайте източника възможно най-ясен и прост.

Ако изпращате един и същ имейл до няколко души, не оставяйте адреса на получателя ви видим в полето за кореспонденция. Използвайте функцията за скрито копие или електронна поща, за да защитите поверителността на контактите си.