Как да създадете адресна книга в Excel

Отворете Microsoft Excel 2007.

Добавете заглавие в горната част на електронната таблица, за да видите какво съдържа. Може би трябва да създадете лаптоп за лична употреба и друг за бизнес; заглавието ще ви помогне да разграничите едно от друго. Използвайте инструментите на съответната лента, за да поставите заглавието в черно и с по-голям шрифт.

Прескочете няколко реда, за да създадете колоните на преносимия компютър. Използвайте следните заглавки на графи: име, град, държава, пощенски код, телефонен номер, номер на факс и имейл адрес. Поставете тези заглавия в колони А до Н, съответно. По-лесно е да прочетете информацията, когато всичко е в отделни колони.

Маркирайте реда на заглавията на колоните, като кликнете върху номера на реда вляво. Използвайте инструментите в горната лента, за да центрирате и зачеркнете заглавията.

Въведете информацията във всяка колона. Това може да отнеме известно време, но само веднъж трябва да поставите всичко в Excel; След това просто ще трябва да добавите нови хора и да актуализирате информацията. Ако липсва някаква информация, просто оставете клетката празна. Не забравяйте да използвате двете пощенски букви, за да съкратите състоянията.

Форматирайте текста в графата на пощенския код. Маркирайте целия текст в графата (но не и заглавието). Кликнете с десния бутон и когато всичко е маркирано, изберете "Формат на клетките". В раздела "Брой" кликнете върху "Специални" в полето "Категория". В полето "Тип" кликнете върху "Пощенски код" или "Пощенски код + 4." Изберете "OK". Това ще направи всички пощенски кодове да изглеждат еднакви.

Оформете текста в графата за телефонния номер. Маркирайте текста, с изключение на заглавието. Кликнете с десен бутон и изберете "Формат на клетките". В раздела "Брой" изберете "Специално" от полето "Категория". В полето "Тип" кликнете върху "Телефон". Натиснете "OK" Всички телефонни номера ще имат един и същ формат.