Как да създадете наръчник за процедурата
планиране
Стъпка 1
Определете аудиторията, към която ръководството насочва. За този пример може да е наръчник за POE за склада на компанията. Той идентифицира ежедневната работа в склада и ограничава обхвата на ръководството до ролята на склада в компанията като цяло.
Стъпка 2
Получете информация от някой, който има личен интерес към СОП, например работници, надзорници и съветници по безопасността. Набирането на експерти в тази област ще ви помогне да напишете най-точните процедури и да помогнете за това как се получава и използва наръчника в дългосрочен план. Екипният подход към създаването на наръчника "насърчава приемането на POE от потенциални потребители", казва "Ръководство за подготовка на стандартни оперативни процедури" на Американската агенция за опазване на околната среда.
Стъпка 3
Организирайте процедурите в ръководството по начин, който най-добре отговаря на аудиторията и на материала. В примера на склада, в допълнение към съдържанието и приложенията, раздели от ръководството могат да включват оборудване за безопасност и обучение, доставка, приемане и обработка.
Стъпка 4
Форматирайте процедурите във всяка част на ръководството, така че да са лесни за четене и следване. Някои процедури могат лесно да бъдат обхванати на няколко стъпки, докато други изискват повече стъпки и графики. "Стандартните оперативни процедури: Ръководство за писане" от Университета на Пенсилвания дава примери за това кога да се използват прости стъпки и йерархични стъпки спрямо графиките. (Вж. Ресурси).
Напишете SOPs
Стъпка 1
Напишете декларация за целта за всяка процедура, като ясно посочвате кой върши работата, кога, къде и защо. Да се изброят опасностите, които могат да причинят повреда на оборудването или телесни повреди. Изгответе списък на правителствените разпоредби или индустриалните стандарти, които трябва да бъдат разгледани.
Стъпка 2
Напишете стъпките на хронологичните процедури в ясен и кратък формат. Използвайте активни глаголи, за да започнете всяка стъпка. Включете достатъчно подробности, така че един нов чирак или някой с ограничен трудов стаж да успее и безопасно да завърши работата без надзор.
Стъпка 3
Определете каквото и да е специално оборудване, квалификация или допълнителна документация, необходима за изпълнение на задачата. За примера на склада, ако дадена работа изисква служител да носи шлем, да има сертификат за мотокар и да използва списък за контрол на инвентара, състоянието е в процедурата. Включете примери за формуляри или контролни списъци в процедурата или в приложението на ръководството.
Проследяване
Стъпка 1
Изпробвайте процедурите преди публикуването на ръководството, предлагайте Texas A & M College of Engineering и нейното "Ръководство за писане на стандартни оперативни процедури". Помолете експерт в тази област да прегледа точно тези процедури и чирак да провери дали няма липса на информация, да накарат онези, които не преминат теста, да се върнат към изучаването на процедурите.
Стъпка 2
Обучете работниците как да използват ръководството за POE. Обяснява дизайна на ръководството и как да намира информацията по всяко време. Помолете работниците да поемат собствеността върху промените в ръчните процедури и да докладват промените, когато се случват.
Стъпка 3
Създаване на система за управление на документи. Когато се преглежда една процедура, тя записва датите за преглед и подробностите, за да се гарантира, че е налице исторически запис за всяка процедура. Уверете се, че копията на ръководствата са налице в районите, където се извършват процедурите, съветва "Ръководство за писане на стандартни оперативни процедури" от Duke University.
Стъпка 4
Проверете ефективността на процедурите след определен период от време. Ако например промените оборудване, процеси или правителствени разпоредби, актуализирайте съдържанието на ръководството, за да отразите новата информация. Слушайте коментари относно използването му и включете подобрения.
