Как да създадете етикети с помощта на Microsoft Word и Excel

Въведете данни в Excel

Отворете празен документ в Microsoft Excel.

Създайте заглавия на колони В първия ред (ред 1), напишете заглавията на колоните на данните. Ако например създавате пощенски етикети, заглавията ви може да са "Име", "Адрес", "Град", "Държава" и "Пощенски код". Всеки трябва да е в собствената си колона. Използвайки този пример, колона 1А ще бъде "Име", колона 1Б ще бъде "Адрес", колона 1C ще бъде "Град" и т.н.

Въведете данните си След като създадете заглавките на графите, можете да въведете данните си от ред 2. Използвайте колкото се може повече редове, колкото е необходимо за данните ви.

Запишете данните и затворете документа.

Създайте етикети в Word

Отворете празен документ в Microsoft Word.

Кликнете върху раздела "Кореспонденция", след което кликнете върху "Маркери".

Изберете типа на етикета, който искате да създадете. След като кликнете върху "Tags", ще се появи диалогов прозорец. Кликнете върху "Опции" и изберете етикета, който искате да използвате. Ако например сте закупили пощенски етикети Avery 5260 в местния офис за консумативи, можете да изберете този етикет. Под заглавието "Маркиране на етикетите" трябва да изберете "Avery US letter". След това за "Номер на продукта" трябва да изберете "5260". Когато приключите, кликнете върху "Приемам" и след това върху "Нов документ". Ще се появи нов документ с размера на избраните от вас етикети.

Изберете данните, които да импортирате. В "Кореспонденция" кликнете върху "Изберете получатели" и след това "Използване на съществуващ списък". Достъп до файловете, за да изберете заглавието на създадения от Excel документ. Кликнете върху "Отваряне" и ще се появи диалогов прозорец с въпрос дали искате да изберете "лист". Освен ако не сте използвали повече от един лист в документа на Excel, можете просто да изберете "Лист 1." Кликнете върху "OK". След като кликнете върху OK, може да се окаже, че нищо не се е случило, но данните ви вече са били избрани.

Кликнете върху "Вмъкване на поле за комбинация". Това е мястото, където ще поставите заглавията на колоната, която сте създали. Като използвате предишния пример, кликнете върху заглавията като "Име", "Адрес" и т.н. Моля, имайте предвид, че когато вмъквате тези заглавки, ще трябва да ги поставите точно по същия начин, по който искате да се показват. За пощенски етикет може първо да поставите заглавието "First Name" и след това да натиснете "Enter". В следващия ред ще вмъкнете заглавието "Адрес" и щракнете върху "Enter". В следващия ред трябва да вмъкнете "Град" и да добавите запетая и интервал, преди да вмъкнете "Състояние". Така трябва да изглежда една типична пощенска картичка: "Име" "Улица" "Град", "Държавен" "Пощенски код".

Кликнете върху "Актуализиране на етикетите". Заглавията ще се показват на всеки етикет в документа.

Кликнете върху "Преглед на резултатите". След това можете да видите как изглеждат етикетите ви, когато импортирате данните. Ако искате да направите промяна, кликнете отново върху "Преглед на резултатите" и можете да се върнете и да направите необходимите промени.

Затваря комбинацията. Когато приключите с редактирането на етикетите, кликнете върху "Finish and combine" и изберете "Edit individual documents". Ще се покаже диалогов прозорец. Изберете "Всички" и данните ще бъдат импортирани в нов документ.

Запишете вашите документи Етикетите вече са готови за отпечатване.